Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

Przyjmowanie Zgłoszeń Zewnętrznych

§4

1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.

2. Na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Celestynów osobą odpowiedzialną za

przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad działaniami

następczymi jest Sekretarz Gminy Krzysztof Boczarski.

3. Zgłoszenia rozpoznawane są wyłącznie w trybie określonym niniejszą procedurą.

4. Ustne zgłoszenie może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania na wniosek

sygnalisty.

5. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń pisemnie za pośrednictwem następujących

kanałów:

1) adresu e-mail: sygnalista@celestynow.pl

2) adresu pocztowego (tradycyjnego): ul. Regucka 3, 05-430 Celestynów

z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie nieprawidłowości" i przekazywanej wyłącznie

bezpośrednio do rąk Przyjmującego Zgłoszenie.

3) W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy Przyjmującego Zgłoszenie, Sygnalista może

dokonywać zgłoszenia bezpośrednio do Wójta Gminy Celestynów umawiając spotkanie

przez sekretariat.

4) Zgłoszenie w formie pisemnej powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie

przedmiotu sprawy i co najmniej zawierać:

a. dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty

elektronicznej i numer telefonu

b. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko,

miejsce pracy;

c. opis nieprawidłowości oraz ich daty.

d. udokumentowanie dowodami i wykaz ewentualnych świadków naruszenia

prawa.

5) Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego: Zarządzenie Nr 163/2024 z dnia 25 września 2024 roku w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych 

Tryb postępowania ze zgłoszeniami

§5.

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4 rejestrowane są przez pracownika, o którym mowa w

§ 3 ust. 2 zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 3 do procedury.

2. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego zawierającego dane sygnalisty, o których mowa

w§ 4 ust. 4 pkt 4 lit. a, pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia

zgłoszenia wewnętrznego.

3. Pracownik, o którym mowa w § 3 ust. 2 dokonuje weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego,

a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy pracownika, o którym mowa w§ 3

ust. 2 pracownik zgłasza do Wójta Gminy Celestynów konieczność wyłączenia go z

realizacji zadań wynikających z wewnętrznej procedury. Wójt upoważnia inną osobę w

Urzędzie do realizacji zadań wynikających z wewnętrznej procedury. Postanowienia

wewnętrznej procedury stosuje się odpowiednio.

5. Pracownik, o którym mowa § 3 ust. 3 ma obowiązek podjęcia działań następczych bez

zbędnej zwłoki.

6. Pracownik, o którym mowa w § 3 ust. 2 przekazuje sygnaliście informację zwrotną w

terminie nieprzekraczającym trzech miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia

wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w ust.

2- trzech miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba

że sygnalista nie podał adresu do korespondencji.

7. W przypadku zgłoszenia anonimowego, dokonywana jest weryfikacja jedynie na

podstawie danych podanych w zgłoszeniu.

8. Po przeprowadzeniu działań następczych Przyjmujący Zgłoszenie podejmuje decyzję co

do zasadności zgłoszenia.

9. Obsługa zgłoszeń wewnętrznych przeprowadzana jest na zasadach określonych w

niniejszej procedurze, z uwzględnieniem w szczególności następujących regulacji

wewnętrznych:

1) regulaminu organizacyjnego,

2) regulaminu pracy,

3) kodeksu etyki.

§6.

Ochrona danych osobowych

1. Pracownik, o którym mowa w § 3 ust. 4 pkt 2, po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza

dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania

następczego.

2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a

w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych

osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia

dla sprawy.

3. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań

następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez

okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania

następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze

zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem

ust. 5.

5. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań

przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo-administracyjnych nie podlegają

zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3.

§7.

Ochrona sygnalisty

1. Sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość

danych) i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia lub

ujawnienia publicznego.

2. Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych

podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia

publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia

publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

4. Sygnaliście Wójt zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także

przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez

innych pracowników.

5. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 Wójt Gminy Celestynów, w

szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości

danych, ochronę tożsamości na każdym etapie prowadzenia działań następczych, jak i po

ich zakończeniu, z zastrzeżeniem § 7 ust. 8,

2) doprowadza do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie

jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty.

6. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób posiadających pisemne

upoważnienie w ramach działań następczych,

2) zapewnienie poufności tożsamości sygnaliście oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu

7. Przepisy § 6-7 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia

oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

8. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie

jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego,

przygotowawczego i sądowo-administracyjnego.

9. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub

podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dot. tego przetwarzania, w

myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od

tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO.

$8

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia

wewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego na

zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Informacje w zakresie zgłoszeń zewnętrznych dostępne są w Biuletynie Informacji

Publicznej Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organu publicznego.

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich: 

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

Zgłoszenia  sygnalistów dokonywane za pośrednictwem głównych kanałów komunikacji RPO nie dają szczególnych gwarancji ochrony poufności przewidzianej w ustawie.
Jeżeli jesteś sygnalistą skorzystaj z dedykowanego kanału kontaktu! Zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa są przyjmowanie przez RPO wyłącznie przez kanały udostępnione na stronie Zespołu ds. Sygnalistów.